Ostatnio miałem okazję pomagać znajomej w założeniu działalności gospodarczej. Przy tej okazji mogłem się przekonać jak aktualnie zakłada się własną firmę. W końcu od 2011 r. kiedy sam ją zakładałem minęło trochę czasu. Zbierając informację na temat ruszania z własnym biznesem postanowiłem podzielić się pozyskaną wiedzą z Wami. Jeśli ktoś z Was zastanawia się, czy nie warto przejść na swoje, to ten poradnik może być dobrym początkiem przed wypełnianiem formularza rejestracji działalność gospodarczej w CEIDG. Zdecydowanie warto podejść do tego mądrze, żeby nie tracić niepotrzebnie czasu i pieniędzy.
Pamiętam dobrze ostatni rok pracy na etacie przed założeniem firmy. To był świetny etap w moim życiu, w którym nabywałem doświadczenia i uczyłem się pracy z klientem. Jednocześnie pamiętam, że bardzo chciałem wychodzić z nowymi propozycjami, aranżować ciekawe projekty, ale sposób zarządzania firmą mojego szefa hamował część inicjatyw. Czułem, że to nie jest miejsce w którym mogę się rozwinąć. Moje odczucie nie było odosobnione i wkrótce na biurku szefa pojawiły się 3 nowe wypowiedzenia, w tym moje. To był koniec ważnego etapu, ale też początek czegoś zupełnie nowego. Dziś cieszę się, bo założenie własnej działalności było jedną z lepszych dróg jaką mogłem sobie zafundować. Jestem przekonany, że gdybym wiedział kilka rzeczy wcześniej, wtedy bym jeszcze lepiej na tym wyszedł. Bogatszy o doświadczenia ostatnich 12 lat podrzucam Ci 10 porad przed założeniem działalności:
1. Działalność załóż na początku miesiąca ale nie 1-go dnia miesiąca.
Jeśli założysz działalność drugiego dnia miesiąca, wtedy przejdziesz na duży ZUS miesiąc później niż Ci, którzy założą działalność 1-go. Nie wiemy jakiej wielkości ZUS przyjdzie nam płacić za 2 lata (z dużą dozą prawdopodobieństwa można stwierdzić, że będzie to wyższa stawka niż obecnie) ale przyznasz, że lepiej mieć w kieszeni ok. 1600 zł. niż ich nie mieć :)
Dlaczego warto zakładać działalność na początku miesiąca, ale nie jego pierwszego dnia? A to dlatego, że prawo do „małego” ZUS-u przysługuje przez pełne 24 miesiące. W sytuacji, w której pierwszy miesiąc działalności jest niepełny – okres 24 miesięcy liczony jest od kolejnego miesiąca. A zatem wystarczy rozpocząć 2 dnia miesiąca, aby prawo do „małego” ZUS-u przysługiwało przez 25 miesięcy bez jednego dnia. Daje to na ten moment znaczne oszczędności, które z pewnością przydadzą Ci się podczas „szoku” jakim jest przejście z mniejszej składki na wyższą.
2. Biuro księgowe może ograniczać Twoje działania albo może pomagać Ci w rozwoju Twojego biznesu
Choć formularz do założenia działalności znajdziesz na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl w części poświęconej rejestracji działalności gospodarczej (złożenia wniosku do CEIDG) to – szczególnie na początku – zachęcam Cię do skorzystania ze wsparcia biura księgowego. Dedykowana księgowa rozwiąże Twoje wątpliwości związane z wyborem formy opodatkowania, pomoże w sporządzeniu księgi przychodów i rozchodów oraz wskaże kwoty jakie przyjdzie Ci zapłacić ZUSowi i Urzędowi Skarbowemu w pierwszych miesiącach. Jasne, że możesz się tym zająć samodzielnie tylko czy … śledząc bieżące przepisy będziesz miał jeszcze czas wykonywać swoją działalność?
Zanim wybierzesz księgowego, który będzie Cię wspierał w prowadzeniu działalności – zarysuj mu zakres własnej działalności i zapytaj czy nie będzie problemu z rozliczeniem Twoich działań. Każdy księgowy może specjalizować się w innej działalności. Jeśli przykładowo oczekujesz biura rachunkowego, które będzie obeznane w działaniu w internecie, wtedy nie wybierzesz jako reprezentanta kogoś, kto ledwo orientuje się w przestrzeni cyfrowej.
Ja osobiście od kilku ładnych lat korzystam z usług inFaktu i bardzo chwalę sobie to rozwiązanie.
Tym, którzy zakładają działalność InFakt po podpisaniu umowy i opłaceniu pierwszego miesiąca jest w stanie pomóc w założeniu działalności. Jeśli więc nie wiesz w jaki sposób ruszyć ten temat to możesz po skończeniu tego artykułu uderzać od razu do nich:
https://www.infakt.pl/polecam/kamil-lipinski
Zakładając konto przez poniższy link dostajesz 10% rabatu na ich usługi (a ja dostaję od nich prezent w postaci prowizji za polecenie).
3. Podczas zakładania działalności przyjdzie czas na wybór jej zakresu. Nie bój się wybierać szeroko.
Przedsiębiorca przy składaniu wniosku musi rozszyfrować skrót PKD czyli Polska Klasyfikacja Działalności. Jest to uporządkowane pogrupowanie typów działalności gospodarczej, branż oraz sektorów. Wybierając z bazy określone numery PKD zawężamy naszą działalność do obszaru, który sami zadeklarujemy. Z doświadczenia wiem, że warto brać pod uwagę różne scenariusze i celować z działalnością możliwie szeroko. W swojej kilkunastoletniej karierze prócz projektowania stron internetowych, co jest moim głównym zakresem działalności zdarzyło mi się wykonywać zdjęcia produktowe, zdjęcia z modelką, prowadzić szkolenie online, a także serwisować komputer u klienta czy przygotowywać wizytówki i plakaty do druku.
4. Potrzebujesz NIP żeby wystawiać faktury i brać „koszty” na firmę.
Kiedy już złożysz wniosek i założysz działalność, w ciągu kilku dni otrzymasz od naczelnika urzędu skarbowego numer NIP. Numer ten pozwoli Ci wystawić swoją pierwszą fakturę – o ile rzecz jasna szybko znajdziesz zainteresowanego, który zechce skorzystać z Twoich usług. Posiadając NIP możesz też brać w sklepie faktury na firmę.
Oprócz NIP możesz złożyć wniosek o nadanie numeru REGON – w urzędzie statystycznym lub online. Na pewno warto go zachować, możesz go także umieścić na stronie www, jednak bez REGONu możesz śmiało wystawiać faktury i dokonywać zakupów podając dane firmowe.
To do czego Cię chciałem w tym momencie zachęcić to stworzenie strony pod krótkim adresem twojadomena.pl/nip/ zawierającej pełne dane Twojej firmy (najlepiej w takiej formie aby przekazane w sklepie łatwo mogły być wprowadzone przez sprzedawcę – duże napisy, przerwy w numerze NIP itp.). Dawniej przedsiębiorcy nosili karteczki z danymi swojej firmy, które przekazywali sprzedawcy aby ten wprowadził nowego klienta do systemu. Teraz wygodniejszą opcją jest publikacja danych w sieci. Jeśli planujesz często kupować coś w ten sposób – możesz dodać stronę z danymi Twojej firmy jako ikonę do ekranu głównego Twojego smartfona. Dzięki temu będziesz ją miał zawsze pod ręką.
5. Pieczątka i wizytówki nie są ważniejsze niż Twój pierwszy stały klient
Kiedy założysz działalność natrafiasz na pokusę zakupów firmowych. Już pierwszego dnia możesz zechcieć pojechać do Selgrosa i Makro zakładać karty na firmę licząc na zakupy pomniejszone o podatek VAT. Nie ma w tym nic dziwnego, bo do prowadzenia działalności potrzebujesz czasem różnych narzędzi. Z drugiej jednak strony wszystkie szeroko pojęte gadżety firmowe są to „przydasie”, które mogą być zbędnym wydatkiem. Podstawową zasadą jaką warto kierować się na samym początku to zakup tego wszystkiego, co jest niezbędne do prowadzenia działalności. Wszystko co nie jest niezbędne, możesz zawsze kupić później. Teraz powinieneś włożyć całą energię w pozyskanie pierwszego klienta. To od niego i kolejnych Twoich kontrahentów zależy, czy to „później” nadejdzie.
Aktualnie wydaje się, że z powodzeniem papierową wizytówkę może zastąpić kod QR zapisany w Twoim telefonie (może to być znów strona twojadmoena.pl/qr/ przypięta do ekranu głównego smartfona), który przekierowuje do strony z wszystkimi najpotrzebniejszymi informacjami: danymi adresowymi, adresem www, telefonem, mailem i serwisami społecznościowymi.
Odnośnie samej pieczątki to owszem czasami się ona przydaje (szczególnie jak klient potrzebuje faktury papierowej) ale coraz częściej się od niej odchodzi. W pierwszych miesiącach nie miałem ani pieczątki ani wizytówek i radziłem sobie świetnie. Dopiero z czasem kiedy udało się pozyskać większych klientów i otworzyłem się na networking, aby zadbać o lokalną rozpoznawalność – zacząłem nadrabiać zaległości.
6. Pilnuj terminów
Na sztywno w kalendarz wpisz terminy, które poda Ci Twój księgowy. Będą to sztywne terminy płatności składek ZUS, podatku dochodowego oraz podatku VAT (jeśli Ciebie dotyczy). Pilnuj terminów i rób przelewy na podane przez księgowego kwoty bez opóźnień, no chyba że chcesz pisać czynny żal do Urzędu Skarbowego albo otrzymać pismo ponaglające.
7. Dbaj o swoich klientów
Realizując zlecenia pamiętaj o tym, żeby zapewnić klientom zawsze usługi na możliwie najwyższym poziomie. Bądź terminowy, na czas dostarczaj swoją pracę i bądź zawsze uprzejmy w kontakcie z klientem. Pamiętaj zawsze o tym, żeby dawać dodatkową wartość klientowi. Może to być jakiś drobiazg, który zostanie przez Twojego klienta zauważony i doceniony. Życzliwe podejście do swoich kontrahentów sprawi, że w przyszłości będziesz wybierany jako firma, z którą warto współpracować.
8. Nie dopisuj się do portali zawierających katalogi firm, chyba że to portale specjalistyczne
Zapomnij o tym, że istnieje coś takiego jak Polska Książka Telefoniczna i bazy firm. Sprawdzałem jakiś czas temu jak duży ruch udało się wygenerować z tych portali. Okazało się, że na moją stronę firmową za pośrednictwem katalogów firm weszło przez ostatnie 12 lat maksymalnie kilka osób. Obecność tam nie daje żadnej korzyści, co więcej – opłacanie abonamentu premium, aby Twoja wizytówka była dostępna na tego typu portalu jest, w mojej opinii, wyrzucaniem pieniędzy w błoto.
Inaczej sprawa się ma jeśli chodzi o obecność na LinkedIn oraz na portalach branżowych. Tam warto się pojawić, szczególnie jeśli znajdują się tam ogłoszenia od potencjalnych kontrahentów poszukujących takiej firmy jak Twoja.
9. Skorzystaj z programów wsparcia przedsiębiorców
Tego samego tygodnia kiedy otworzysz działalność wiele różnych podmiotów może próbować się z Tobą skontaktować i oferować Ci środki unijne, dodatkowe wsparcie na rozwój działalności. Pamiętaj, że jeśli ktoś dzwoni do Ciebie (a nie Ty do niego) to znaczy, że najczęściej ma w tym jakiś interes. W takich sytuacjach zachęcam Cię do szczególnej ostrożności, bo ludzi którzy żerują na początkujących przedsiębiorcach nie brakuje.
Właśnie z tego względu zachęcam Cię do samodzielnego zapoznania się z programami wsparcia dla przedsiębiorców:
– Fundusz Polskiej Przedsiębiorczości (FPP)
– Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)
– Agencja Rozwoju Przemysłu (ARP) – dla branży przemysłowej
– Fundusz Europejski dla Rozwoju Regionalnego (EFRR)
– Fundusz Europejski na rzecz Rozwoju Społecznego (EFS)
Po drugiej stronie pracują ludzie, nie wahaj się przed telefonem albo umówieniem spotkania w jednym z punktów aby poznać plusy i minusy pozyskiwania środków na rozwój działalności.
10. Bądź kreatywny i elastycznie dostosowuj się do zmieniającego się rynku
Wymyślaj coraz to nowe produkty, usługi i strategie. Sprawdzaj co działa i rozwijaj to, co przynosi zysk, a rezygnuj ze wszystkiego, co okazuje się nietrafionym pomysłem. Swój produkt opakuj w marketing, aby skutecznie zachęcić klientów do jego zakupu. Usługi zaproponuj w formie pakietowej, aby klient miał łatwość wyboru. Zauważaj zmiany, które zachodzą na rynku i wśród klientów. Staraj się być na bieżąco i udoskonalaj cały czas swoją ofertę.
Trzymam kciuki, żeby udało Ci się rozwinąć własną działalność. Jeśli miałbyś jakieś pytania, pozostaw je w komentarzu. Postaram się w wolnej chwili na nie odpowiedzieć.
